Actu de la démat
Nous mettons ci-après à votre disposition un certain nombre d'informations du monde internet, du web, des opérateurs de services comme celui de la dématérialisation des échanges.
Les cinq étapes pour mettre en place la dématérialisation
Une bonne approche de la dématérialisation permettra de bénéficier de réductions des coûts administratifs, mais pour que celle-ci soit à la fois efficace, source d’économies dans le temps, pérenne, chaque projet de dématérialisation doit passer par plusieurs étapes incontournables :
- Identifier les différents outils à mettre en place ;
- Assurer une formation aux utilisateurs ;
- Mettre en place les procédures de sauvegarde ;
- Conserver en toute sécurité les données ;
- Rendre fiable l’accès aux archives.
Les premières opérations de dématérialisation
Il est nécessaire de se constituer au plus vite la base de travail en version dématérialisée et pour cela scanner toutes les archives obligatoires ou essentielles :
- les documents juridiques (Statuts, PV assemblées, PV Conseil Administration, .) ;
- les contrats en vigueur (fournisseur, client, …) ;
- les documents administratifs significatifs (contrat assurance, bancaire, …) ;
- les documents contractuels sociaux (Urssaf, …) ;
- les contrats de travail ;
- les déclarations fiscales ;
- ...
Ensuite il faut gérer l'introduction dans la chaine de dématérialisation de tous les nouveaux documents comme :
- document juridiques internes à l’entreprise (convocation assemblée, …) ;
- correspondances (entrant et sortant) ;
- bon de commandes (entrant et sortant) ;
- factures (entrant et sortant) ;
- fiches commerciales ;
- …
C'est ainsi que l'on obtient une certaine qualité de traitement tout en minimisant au maximum le risque de perte d'information.
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